Automatisierung des Ausgabenmanagements, die Finance jeden Monat einen Arbeitstag zurückgab
Ein Finance-Team gewann jeden Monat einen Arbeitstag zurück. Gleichzeitig wurden Ausgabendaten aus mehreren Quellen, die zuvor manuell zusammengetragen wurden, kontinuierlich verfügbar und automatisch aktualisiert.
Die Ausgangslage
Bei einem Unternehmen mit mehreren Remote-Teams lagen Mitarbeiterausgaben und die zugehörigen Daten auf verschiedenen Plattformen. Einmal im Monat exportierte ein Mitglied des Finance-Teams die Daten aus jeder Quelle, bereinigte und formatierte sie, glich die Unterschiede zwischen den Plattformen ab, vereinheitlichte Kategorien und führte alles in einer gemeinsamen Reporting-Struktur zusammen.
Das dauerte ungefähr einen Arbeitstag. Bis die Abstimmung abgeschlossen war, hatte niemand ein aktuelles Gesamtbild. Lücken und Unstimmigkeiten waren schwer zu erkennen, weil sie erst in dem Prozess sichtbar wurden, der sie eigentlich beheben sollte.
Die Herausforderung
Datensätze zwischen Systemen zu verschieben war der einfache Teil. Schwieriger war ein einheitliches Datenmodell für Quellen, die Ausgaben – und teilweise auch Mitarbeiternamen – unterschiedlich darstellten, das zugleich stabil bleiben musste, wenn sich das Unternehmen veränderte.
Manche Unterschiede zeigten sich erst, als echte Daten zu fliessen begannen. Was die Plattformen programmatisch bereitstellten, entsprach nicht immer dem Format, das Finance aus manuellen Exporten erhalten hatte. Diese Unterschiede mussten während der Umsetzung gefunden und berücksichtigt werden.
Der Rest war strukturell. Kategorien, Mitarbeitende, Abteilungen und ihre Zuordnungen durften nicht fest codiert und dann vergessen werden. Neue Personen kommen hinzu, Abteilungen ändern sich und Finance führt neue Kostenkategorien ein, wenn sich das Unternehmen entwickelt.
Das System musste deshalb den aktuellen Prozess automatisieren, ohne bei jeder strukturellen Änderung eine neue Abhängigkeit zu schaffen. Finance kann Kategorie- und Abteilungszuordnungen direkt im System pflegen, statt für jede Anpassung eine technische Änderung anzufordern.
Was wir gebaut haben
Eine Ausgabendaten-Pipeline in n8n. Datensätze werden erfasst, sobald eine Plattform Webhook-Ereignisse bereitstellt, und nach Zeitplan, wenn sie das nicht tut. Die Originaldatensätze bleiben unverändert erhalten. Eine separate vereinheitlichte Ebene bereinigt, ordnet und ergänzt sie für das Finance-Reporting.
Wenn eine Ausgabe mehreren Mitarbeitenden zugeordnet ist, wird sie auf alle Beteiligten verteilt und nicht vollständig der Person zugerechnet, die die Buchung vorgenommen hat. Auch die Mitarbeiterdaten bleiben automatisch synchron.
Prozessdiagramm
Aktueller Stand
Das System ist live und stabil und hat zehntausende Datensätze verarbeitet. Der Hauptaufbau ist abgeschlossen, die Pipeline läuft ohne regelmässige Eingriffe. Swiss Product Studio unterstützt das Team, wenn es die Automatisierung erweitern möchte.
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