Une automatisation de la gestion des dépenses qui a rendu une journée de travail à l’équipe finance
Une équipe finance a récupéré une journée de travail chaque mois, tandis que des données de dépenses auparavant collectées manuellement depuis plusieurs sources sont devenues disponibles et actualisées en continu.
La situation
Dans une entreprise composée de plusieurs équipes à distance, les dépenses des employés et leurs données complémentaires étaient réparties entre plusieurs plateformes. Une fois par mois, un membre de l’équipe finance exportait les données de chaque source, les nettoyait et les reformatait, rapprochait les écarts entre les plateformes, normalisait les catégories et réunissait le tout dans une structure de reporting unique.
Cela prenait environ une journée de travail. Tant que le rapprochement n’était pas terminé, personne ne disposait d’une vision actuelle de la situation. Les manques et les incohérences étaient difficiles à repérer, car ils apparaissaient seulement dans le processus censé les résoudre.
La contrainte
Déplacer les enregistrements d’un système à l’autre était la partie facile. Le vrai défi consistait à construire un modèle de données unifié à partir de sources qui représentaient différemment les dépenses — et parfois les noms des employés — tout en le gardant résilient lorsque l’entreprise évolue.
Certaines différences n’apparaissaient qu’une fois les données réelles en circulation. Ce que les plateformes exposaient par programmation ne correspondait pas toujours au format que la finance recevait dans les exports manuels. Il fallait donc identifier et prendre en compte ces écarts pendant la construction.
Le reste était structurel. Les catégories, les employés, les départements et leurs correspondances ne pouvaient pas être codés en dur puis oubliés. De nouvelles personnes arrivent, les départements changent et la finance ajoute de nouvelles catégories de coûts à mesure que l’entreprise évolue.
Le système devait donc automatiser le processus actuel sans créer une nouvelle dépendance à chaque changement de structure. L’équipe finance peut gérer directement les correspondances de catégories et de départements, sans demander une modification technique pour chaque mise à jour.
Ce que nous avons construit
Une pipeline de données de dépenses dans n8n. Les enregistrements sont collectés dès qu’une plateforme fournit des événements webhook, et selon un calendrier lorsqu’elle ne le permet pas. Les enregistrements originaux sont conservés tels quels. Une couche unifiée distincte les nettoie, les rapproche et les enrichit selon la structure utilisée par le reporting financier.
Lorsqu’une dépense est partagée entre plusieurs employés, elle est répartie entre toutes les personnes concernées au lieu d’être attribuée entièrement à la personne qui a effectué la réservation. Les données employés restent également synchronisées automatiquement.
Schéma du processus
Où en est le système
Le système est en production et stable, avec des dizaines de milliers d’enregistrements traités. La construction principale est terminée et la pipeline fonctionne sans intervention régulière. Swiss Product Studio reste disponible lorsque l’équipe souhaite étendre l’automatisation.
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