Un service de Automatisation des processus.

Automatisation financière.
Moins de paperasse.

Moins de temps à chercher les justificatifs.
Plus de temps pour comprendre
les chiffres.

Nous relions ces tâches : collecter les documents, préparer les données et aider à rapprocher les paiements. Votre équipe financière examine les cas qui demandent du jugement et garde la maîtrise des comptes.

Le justificatif est dans une boîte mail, la facture dans un autre outil. Quelqu’un doit tout réunir avant que la finance puisse vérifier.

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01 / Où cela aide

Quelles tâches financières
pouvez-vous automatiser ?

Choisissez une tâche qui demande trop de collecte ou de ressaisie. Nous travaillons avec vos outils comptables et vos validations.

01

Collecter les frais

Réunir justificatifs et notes de frais avec devise, collaborateur et centre de coûts, prêts à vérifier.

Conserver le justificatif original avec ses données.

02

Préparer les factures fournisseurs

Extraire les données des factures et vérifier montants, fournisseurs et doublons possibles avant la comptabilité.

Une personne vérifie les montants ou imputations incertains.

03

Rapprocher les encaissements

Comparer paiements et factures, puis signaler les versements partiels ou références manquantes.

La finance vérifie les rapprochements incertains. Le paiement garde une validation distincte.

Ce sont des projets possibles. Nous convenons des outils, accès et vérifications avant de construire.

02 / Comment cela pourrait fonctionner

Une facture arrive.
La finance la reçoit prête à vérifier.

Voici comment une facture fournisseur pourrait passer de la boîte mail à votre outil comptable. Nous définissons d’abord les contrôles et validations avec la finance.

  1. 01

    Collecter

    Enregistrer la facture et sa provenance.

  2. 02

    Vérifier

    Vérifier fournisseur, montants, devise et doublons.

  3. 03

    Préparer

    Proposer une catégorie ou un dossier correspondant.

  4. 04

    Faire valider

    Faire résoudre les incertitudes par la finance.

  5. 05

    Enregistrer

    Transmettre les données validées à la comptabilité et vérifier leur réception.

Et si le paiement ne correspond pas tout à fait ?

Un avoir, un paiement fractionné ou une référence manquante compliquent le rapprochement. Nous montrons l’original, les contrôles effectués et les décisions restantes.

Préparer une écriture et autoriser un paiement sont des tâches distinctes, avec leurs propres validations.

03 / Préparer la première version

Selon les règles
de votre équipe financière.

Devises, taxes, centres de coûts, références : chaque équipe financière a ses particularités. Nous examinons les vôtres avec les personnes qui connaissent vos comptes.

Détails à convenir avec votre finance
DétailPoints à vérifier
Montants et devisesLes totaux concordent-ils et comment traiter les taux de change ?
Références de paiementQuelle référence relie le paiement à la facture ? Que faire si elle manque ?
Factures QRQuelles données utiliser et que faut-il encore vérifier ?
ValidationsQui vérifie l’écriture et qui autorise le paiement ?
04 / Projets et lectures

Découvrez l’approche
en pratique.

Notre projet de données de frais montre le reporting. Il réunit les données pour la finance, sans décider des écritures ni autoriser de paiements.

Finance / Reporting

Une vue plus claire des frais de l’entreprise.

Les originaux sont conservés. Une vue de reporting distincte réunit les détails et les maintient à jour.

Voir le projet de données de frais Field Notes / Finance

Pourquoi certains paiements demandent un examen attentif.

Notre article explique le rapprochement des dossiers et le traitement des écarts.

Lire l’article financier
05 / Notre collaboration

Commencez par les documents
que votre équipe connaît bien.

Nous convenons du résultat, des vérifications et du suivi de la première version. Puis nous avançons avec votre équipe.

  1. 01

    Suivre une tâche financière.

    Nous examinons la provenance, les contrôles et la destination des données validées.

  2. 02

    Tester un échantillon utile.

    Nous choisissons ensemble factures simples, avoirs, doublons et références manquantes. Ne partagez que les données utiles au test.

  3. 03

    Vérifier les cas délicats.

    Nous testons rapprochements, validations et résultats enregistrés, y compris les documents à corriger ou refuser.

  4. 04

    Transmettre à votre équipe.

    Nous documentons catégories, règles de contrôle et résolution des problèmes, puis définissons leur maintenance.

06 / Accès et entretien

Savoir ce qui a été reçu,
modifié et validé.

Garder les originaux.

Le document reçu reste distinct des données extraites. Les corrections conservent ce qui a changé et pourquoi.

Rendre les vérifications traçables.

Votre équipe voit qui a validé le dossier, quand et s’il est arrivé dans l’outil comptable.

Donner les accès nécessaires à chacun.

Une connexion au logiciel comptable n’autorise pas les paiements. Nous définissons les droits par tâche.

Impliquer votre comptable.

Vos professionnels financiers restent responsables des choix comptables, fiscaux et du contrôle formel des comptes. Nous suivons leurs règles.

07 / Questions avant de commencer

Questions sur l’automatisation financière.

Combien coûte un premier projet ?

Les premiers projets démarrent à CHF 4 800. Nous convenons d’une tâche financière complète et des vérifications. La proposition précise délais et coût total, logiciels et support compris. Un workflow est une tâche métier complète ou un ensemble lié, automatisé de bout en bout. Cela peut nécessiter plusieurs workflows n8n, outils ou éléments de code.

Pouvez-vous collecter les documents de nos boîtes mail et outils ?

Nous vérifions d’abord sources, formats et accès, puis définissons la collecte automatique et le travail restant à votre équipe.

Comment traitez-vous doublons, avoirs et paiements fractionnés ?

Nous testons chaque cas et convenons des règles avec la finance. Les cas incertains restent visibles pour vérification, sans rapprochement forcé.

Est-ce compatible avec bexio ou notre logiciel comptable ?

Nous vérifions ce que votre configuration permet de lire ou enregistrer, puis confirmons la connexion dans la proposition.

Qui vérifie les montants et centres de coûts ?

Votre responsable financier vérifie les valeurs incertaines et valide les décisions qui demandent du jugement. Nous définissons les contrôles de routine automatiques.

Peut-on voir qui a validé un élément ?

Cela peut faire partie du projet. Nous définissons la conservation de l’original, des contrôles, de la validation et du résultat, ainsi que les accès et durées.

Une facture QR fournit-elle tout le nécessaire ?

Elle fournit les données de paiement. La finance doit encore décider de l’imputation, des taxes et de la validation. Nous vérifions les exigences actuelles de votre configuration.

Et si un paiement ne peut pas être rapproché ?

Le paiement reste non rapproché. Les informations manquantes ou contradictoires sont montrées au responsable. La finance décide de la correction et le processus l’enregistre.

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Où la finance perd-elle
du temps chaque mois ?

Décrivez une tâche, ses outils et la personne qui vérifie le résultat. Nous déterminerons ce qui mérite d’être automatisé en premier.

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