Un’automazione della gestione delle spese che ha restituito una giornata di lavoro al team Finance
Un team Finance ha recuperato una giornata di lavoro ogni mese, mentre i dati sulle spese, prima raccolti manualmente da più fonti, sono diventati disponibili e aggiornati in modo continuo.
La situazione
In un’azienda con diversi team distribuiti, le spese dei dipendenti e i relativi dati si trovavano su più piattaforme. Una volta al mese, una persona del team Finance esportava i dati da ogni fonte, li puliva e riformattava, riconciliava le differenze tra le piattaforme, standardizzava le categorie e riuniva tutto in un’unica struttura di reporting.
L’operazione richiedeva circa una giornata di lavoro. Fino alla fine della riconciliazione, nessuno aveva una visione aggiornata della situazione. Lacune e incongruenze erano difficili da individuare perché emergevano solo durante il processo che avrebbe dovuto risolverle.
Il vincolo
Spostare i record tra i sistemi era la parte semplice. Il problema più difficile era costruire un modello dati unificato partendo da fonti che rappresentavano in modo diverso le spese — e talvolta anche i nomi dei dipendenti — mantenendolo stabile mentre l’azienda cambiava.
Alcune differenze apparivano solo quando iniziavano a fluire dati reali. Ciò che le piattaforme esponevano via API non sempre corrispondeva al formato ricevuto da Finance negli export manuali. Queste differenze dovevano essere individuate e gestite durante lo sviluppo.
Il resto era strutturale. Categorie, dipendenti, reparti e relative mappature non potevano essere codificati una volta per tutte e poi dimenticati. Entrano nuove persone, cambiano i reparti e Finance introduce nuove categorie di costo con l’evolversi dell’azienda.
Il sistema doveva quindi automatizzare il processo attuale senza creare una nuova dipendenza ogni volta che cambiava la struttura sottostante. Finance può gestire direttamente nel sistema le mappature di categorie e reparti, senza chiedere una modifica tecnica per ogni aggiornamento.
Cosa abbiamo costruito
Una pipeline dei dati di spesa in n8n. I record vengono raccolti quando una piattaforma mette a disposizione eventi webhook e secondo una pianificazione quando non li supporta. I record originali vengono conservati così come ricevuti. Un livello unificato separato li pulisce, li mappa e li arricchisce secondo la struttura usata dal reporting Finance.
Quando una spesa è condivisa tra più dipendenti, viene attribuita a tutte le persone coinvolte invece di finire interamente sulla persona che ha effettuato la prenotazione. Anche i dati dei dipendenti restano sincronizzati automaticamente.
Diagramma del processo
Stato attuale
Il sistema è live e stabile e ha elaborato decine di migliaia di record. La parte principale dello sviluppo è completa e la pipeline funziona senza interventi regolari. Swiss Product Studio resta coinvolta quando il team vuole estendere l’automazione.
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