Raccogliere le spese
Riunire ricevute e spese con valuta, collaboratore e centro di costo, pronti per la verifica.
Conservare la ricevuta originale insieme ai dati.
Parte di Automazione dei processi.
Automazione finanziaria.
Meno scartoffie.
Meno tempo a cercare ricevute.
Più tempo per capire
i numeri.
Colleghiamo queste attività: raccogliere documenti, preparare dati e abbinare pagamenti. Il team contabile verifica i casi che richiedono giudizio e mantiene il controllo dei conti.
La ricevuta è nella posta, la fattura in un altro strumento. Qualcuno deve riunire tutto prima che la contabilità possa verificare.
01 / Dove è utileQuali attività finanziarie
Quali attività finanziarie
potete automatizzare?
Scegliete un’attività con troppa raccolta o trascrizione. Lavoriamo con i vostri strumenti contabili e le vostre approvazioni.
Preparare le fatture dei fornitori
Estrarre i dati delle fatture e verificare importi, fornitori e possibili duplicati prima della contabilità.
Una persona verifica importi o classificazioni incerti.
Abbinare gli incassi
Confrontare pagamenti e fatture e segnalare versamenti parziali o riferimenti mancanti.
La contabilità verifica gli abbinamenti incerti. Il pagamento richiede un’approvazione separata.
Sono progetti possibili. Concordiamo strumenti, accessi e controlli prima di costruire.
02 / Come potrebbe funzionareArriva una fattura.
Arriva una fattura.
La contabilità la riceve pronta da verificare.
Ecco come una fattura potrebbe passare dalla posta al software contabile. Concordiamo prima controlli e approvazioni con la contabilità.
- 01
Raccogliere
Salvare fattura e provenienza.
- 02
Verificare
Verificare fornitore, importi, valuta e duplicati.
- 03
Preparare
Proporre categoria o registrazione corrispondente.
- 04
Far verificare
Far chiarire le incertezze alla contabilità.
- 05
Salvare
Inviare i dati approvati alla contabilità e verificarne la ricezione.
E se il pagamento non corrisponde del tutto?
Una nota di credito, un pagamento frazionato o un riferimento mancante complicano l’abbinamento. Mostriamo originale, controlli fatti e decisioni ancora aperte.
Preparare una registrazione e autorizzare un pagamento sono attività distinte con approvazioni proprie.
03 / Pianificare la prima versioneSecondo le regole
Secondo le regole
della vostra contabilità.
Valute, imposte, centri di costo e riferimenti: ogni contabilità ha dettagli importanti. Esaminiamo i vostri con chi conosce i conti.
| Dettaglio | Cosa verificare |
|---|---|
| Importi e valute | I totali corrispondono e come gestire i cambi? |
| Riferimenti di pagamento | Quale riferimento collega pagamento e fattura? E se manca? |
| Fatture QR | Quali dati possiamo usare e cosa va ancora verificato? |
| Approvazioni | Chi verifica la registrazione e chi autorizza il pagamento? |
04 / Progetti e approfondimentiScoprite l’approccio
Scoprite l’approccio
nella pratica.
Il progetto sui dati delle spese mostra il reporting. Riunisce dati per la contabilità, senza decidere registrazioni o autorizzare pagamenti.
Finanza / Reporting
Una visione più chiara delle spese aziendali.
Gli originali restano intatti. Una vista separata riunisce i dettagli e li mantiene aggiornati.
Vedi il progetto sui dati delle spese Field Notes / FinanzaPerché alcuni pagamenti richiedono più attenzione.
Il nostro articolo spiega l’abbinamento dei dati e la gestione delle differenze.
Leggi l’articolo sulla finanza05 / Come lavoriamo insiemePartite dai documenti
Partite dai documenti
che il team conosce meglio.
Concordiamo risultato, verifiche e gestione della prima versione. Poi lavoriamo con il vostro team.
- 01
Seguire un’attività contabile.
Esaminiamo provenienza, controlli e destinazione dei dati approvati.
- 02
Provare un campione utile.
Scegliamo insieme fatture semplici, note di credito, duplicati e riferimenti mancanti. Condividete solo i dati necessari al test.
- 03
Verificare i casi difficili.
Proviamo abbinamenti, approvazioni e risultati salvati, inclusi documenti da correggere o rifiutare.
- 04
Consegnare al team.
Documentiamo categorie, regole di verifica e gestione dei problemi e concordiamo chi le aggiorna.
06 / Accessi e manutenzioneSapere cosa è stato ricevuto,
Sapere cosa è stato ricevuto,
modificato e approvato.
Conservare gli originali.
Il documento ricevuto resta separato dai dati estratti. Le correzioni conservano cosa è cambiato e perché.
Rendere le verifiche tracciabili.
Il team vede chi ha approvato il dato, quando e se è arrivato al software contabile.
Dare a ciascuno gli accessi necessari.
Un collegamento al software contabile non autorizza pagamenti. Concordiamo i permessi per attività.
Coinvolgere il commercialista.
I professionisti finanziari restano responsabili di giudizi contabili, trattamento fiscale e verifica formale dei conti. Costruiamo sulle loro regole.
07 / Domande prima di iniziare
Domande sull’automazione finanziaria.
Quanto costa un primo progetto?
I primi progetti partono da CHF 4.800. Concordiamo un’attività finanziaria completa e le verifiche. La proposta indica tempi e costo totale, inclusi software e supporto. Un workflow è un’attività aziendale completa o un insieme collegato, automatizzato dall’inizio alla fine. Può richiedere più workflow n8n, strumenti o parti di codice.
Potete raccogliere documenti dalla posta e dagli strumenti?
Verifichiamo prima fonti, formati e accessi. Poi definiamo la raccolta automatica e ciò che resta al team.
Come gestite duplicati, note di credito e pagamenti frazionati?
Proviamo ogni caso e concordiamo le regole con la contabilità. I casi incerti restano visibili per la verifica, senza forzare abbinamenti.
Funziona con bexio o il nostro software contabile?
Verifichiamo cosa la vostra configurazione può leggere o salvare, poi confermiamo il collegamento nella proposta.
Chi verifica importi e centri di costo?
Il referente contabile verifica valori incerti e approva decisioni che richiedono giudizio. Concordiamo quali controlli ordinari automatizzare.
Possiamo vedere chi ha approvato qualcosa?
Può far parte del progetto. Definiamo conservazione di originale, controlli, approvazione e risultato, oltre ad accessi e durata.
Una fattura QR fornisce tutto il necessario?
Fornisce dati di pagamento. La contabilità deve ancora decidere classificazione, trattamento fiscale e approvazione. Verifichiamo i requisiti attuali della configurazione.
E se un pagamento non può essere abbinato?
Il pagamento resta non abbinato, mostrando al responsabile dati mancanti o contraddittori. La contabilità decide la correzione e il processo la registra.
Dove la contabilità perde
tempo ogni mese?
Descrivete un’attività, gli strumenti e chi verifica il risultato. Capiremo insieme cosa vale la pena automatizzare per primo.
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