Spesen sammeln
Belege und Spesendaten mit Währung, Mitarbeitenden und Kostenstelle für die Buchhaltung zusammenführen.
Originalbeleg neben den erfassten Angaben behalten.
Teil von Prozessautomatisierung.
Finanzautomatisierung.
Weniger Papierarbeit.
Weniger Belege suchen.
Mehr Zeit, die Zahlen
zu verstehen.
Wir verbinden diese Arbeit: Dokumente sammeln, Angaben vorbereiten und Zahlungen zuordnen. Ihre Buchhaltung prüft Fälle mit Entscheidungsbedarf und behält die Verantwortung für die Konten.
Der Beleg liegt im Postfach, die Rechnung in einem anderen Tool. Jemand muss alles zusammenführen, bevor die Buchhaltung prüfen kann.
01 / Wo es hilftWelche Finanzaufgaben
Welche Finanzaufgaben
lassen sich automatisieren?
Wählen Sie eine Aufgabe mit viel Suchen oder Abtippen. Wir arbeiten mit Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihren Freigaben.
Lieferantenrechnungen vorbereiten
Rechnungsdaten auslesen, Beträge, Lieferanten und mögliche Dubletten prüfen, bevor sie die Buchhaltung erreichen.
Unklare Beträge oder Zuordnungen prüft ein Mensch.
Zahlungseingänge zuordnen
Zahlungen mit Rechnungen vergleichen und Teilzahlungen oder fehlende Referenzen zur Prüfung markieren.
Die Buchhaltung prüft unsichere Zuordnungen. Zahlungen brauchen eine eigene Freigabe.
Das sind mögliche Projekte. Tools, Zugriffe und Prüfungen vereinbaren wir vor dem Bau.
02 / So könnte es funktionierenEine Rechnung trifft ein.
Eine Rechnung trifft ein.
Die Buchhaltung bekommt sie zur Prüfung.
So könnte eine Lieferantenrechnung vom Postfach in die Buchhaltung gelangen. Prüfungen und Freigaben vereinbaren wir zuerst mit Ihrem Finanzteam.
- 01
Sammeln
Rechnung und Herkunft speichern.
- 02
Prüfen
Lieferant, Beträge, Währung und Dubletten prüfen.
- 03
Vorbereiten
Kategorie oder passenden Datensatz vorschlagen.
- 04
Prüfen lassen
Unklarheiten von der Buchhaltung klären lassen.
- 05
Speichern
Freigegebene Daten an die Buchhaltung senden und den Eingang prüfen.
Was, wenn die Zahlung nicht ganz passt?
Gutschriften, Teilzahlungen oder fehlende Referenzen machen einen einfachen Abgleich kompliziert. Wir zeigen Original, bisherige Prüfungen und offene Entscheidungen.
Eine Buchung vorbereiten und Geld freigeben sind getrennte Aufgaben mit eigenen Freigaben.
03 / Die erste Version planenNach den Regeln
Nach den Regeln
Ihrer Buchhaltung.
Währungen, Steuern, Kostenstellen und Zahlungsreferenzen: Jedes Finanzteam hat wichtige Details. Wir klären Ihre mit den Menschen, die Ihre Konten kennen.
| Detail | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| Beträge und Währungen | Stimmen die Summen, und wie behandeln wir Wechselkurse? |
| Zahlungsreferenzen | Welche Referenz verbindet Zahlung und Rechnung? Was, wenn sie fehlt? |
| QR-Rechnungen | Welche Angaben können wir nutzen, was braucht weitere Prüfung? |
| Freigaben | Wer prüft die Buchung, wer darf zahlen? |
04 / Projekte und EinblickeSehen Sie den Ansatz
Sehen Sie den Ansatz
in der Praxis.
Unser Spesendaten-Projekt zeigt die Auswertungsseite. Es führt Daten für die Buchhaltung zusammen, trifft aber keine Buchungsentscheidungen und gibt keine Zahlungen frei.
Finanzen / Auswertung
Ein klareres Bild der Unternehmensspesen.
Originaldaten bleiben erhalten. Eine separate Auswertung führt Angaben zusammen und hält sie aktuell.
Zum Spesendaten-Projekt Field Notes / FinanzenWarum manche Zahlungen genaueres Hinsehen brauchen.
Unser Finanzartikel erklärt Datenabgleich und den Umgang mit Abweichungen.
Finanzartikel lesen05 / So arbeiten wir zusammenBeginnen Sie mit den Belegen,
Beginnen Sie mit den Belegen,
die Ihr Team gut kennt.
Wir vereinbaren Ergebnis, Prüfung und Betreuung der ersten Version. Dann setzen wir sie mit Ihrem Team um.
- 01
Eine Finanzaufgabe verfolgen.
Wir prüfen Herkunft, Kontrollen und Ziel der freigegebenen Daten.
- 02
Mit einer nützlichen Auswahl testen.
Gemeinsam wählen wir Rechnungen, Gutschriften, Dubletten und fehlende Referenzen. Teilen Sie nur die für den Test nötigen Daten.
- 03
Die schwierigen Fälle prüfen.
Wir testen Zuordnungen, Freigaben und gespeicherte Ergebnisse, auch Korrekturen und abzulehnende Dokumente.
- 04
An Ihr Team übergeben.
Wir dokumentieren Kategorien, Prüfregeln und Fehlerbehebung und vereinbaren die Pflege bei Änderungen.
06 / Zugriff und BetreuungWissen, was empfangen,
Wissen, was empfangen,
geändert und freigegeben wurde.
Originale behalten.
Das empfangene Dokument bleibt getrennt von erfassten Angaben. Korrekturen halten Änderung und Grund fest.
Prüfungen nachvollziehbar machen.
Ihr Team sieht, wer wann einen Datensatz freigegeben hat und ob er im Buchhaltungstool ankam.
Passende Rechte pro Person.
Eine Verbindung zur Buchhaltung erlaubt keine Geldfreigabe. Wir vereinbaren Rechte je Aufgabe.
Ihre Buchhaltung einbeziehen.
Ihre Finanzfachleute bleiben verantwortlich für Buchungsentscheidungen, Steuern und formelle Kontoprüfung. Wir bauen nach ihren Regeln.
07 / Fragen vor dem Start
Fragen zur Finanzautomatisierung.
Was kostet ein erstes Projekt?
Erste Projekte starten ab CHF 4’800. Wir vereinbaren eine vollständige Finanzaufgabe und deren Prüfung. Die Offerte nennt Zeitplan und Gesamtkosten inklusive Software oder Support. Ein Workflow ist eine vollständige Geschäftsaufgabe oder zusammengehörige Aufgabengruppe, von Anfang bis Ende automatisiert. Dafür können mehrere n8n-Workflows, Tools oder Codebausteine nötig sein.
Können Sie Daten aus Postfächern und Tools sammeln?
Wir prüfen zuerst Quellen, Formate und Zugriffe. Dann legen wir fest, was automatisch gesammelt wird und was beim Team bleibt.
Wie behandeln Sie Dubletten, Gutschriften und Teilzahlungen?
Wir testen Beispiele und vereinbaren Regeln mit der Buchhaltung. Unsichere Fälle bleiben zur Prüfung sichtbar und werden nicht zwanghaft zugeordnet.
Funktioniert das mit bexio oder unserer Buchhaltungssoftware?
Wir prüfen, was Ihre Einrichtung lesen oder speichern erlaubt. Die Verbindung bestätigen wir dann in der Offerte.
Wer prüft Beträge und Kostenstellen?
Ihre benannte Finanzperson prüft Unklarheiten und gibt Ermessensentscheidungen frei. Routineprüfungen vereinbaren wir separat.
Sehen wir, wer etwas freigegeben hat?
Das können wir einbauen. Wir vereinbaren Aufbewahrung von Original, Prüfungen, Freigabe und Ergebnis sowie Zugriffe und Dauer.
Liefert eine QR-Rechnung alles Nötige?
Sie liefert Zahlungsdaten. Zuordnung, Steuern und Freigabe bleiben Finanzentscheidungen. Wir prüfen die aktuellen Anforderungen Ihrer Einrichtung.
Was passiert bei nicht zuordenbaren Zahlungen?
Die Zahlung bleibt offen. Die prüfende Person sieht fehlende oder widersprüchliche Angaben. Die Buchhaltung entscheidet die Korrektur, der Ablauf protokolliert sie.
Wo verliert Ihre Buchhaltung
jeden Monat Zeit?
Erzählen Sie von einer Aufgabe, ihren Tools und der prüfenden Person. Wir finden gemeinsam, was sich zuerst zu automatisieren lohnt.
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